Num gabinete de contabilidade, uma parte enorme do mês é passada a pedir documentos: «falta o extrato de março», «enviou a fatura da renda?». Este caso descreve um assistente que organiza a receção e prepara os pedidos em falta.
Ponto de partida
Os documentos chegam por e-mail, WhatsApp e em papel, com nomes de ficheiro sem sentido. Perceber o que falta a cada cliente exige abrir tudo, e os lembretes saem tarde e repetidos.
O que faz o assistente
- Lê os anexos recebidos e classifica-os por cliente, tipo e mês.
- Compara com a lista habitual de documentos de cada cliente.
- Prepara um lembrete personalizado com o que falta.
- Não lança nada na contabilidade.
Exemplo
Antes
E-mail de cliente com 6 anexos: «scan001.pdf», «IMG_2231.jpg», «extrato.pdf»…
Depois
Cliente: Padaria Rosa, Lda. – outubro Recebido · 4 faturas de fornecedores · Extrato bancário (conta principal) · Fotografia de recibo de combustível (pouco legível) Em falta · Extrato da segunda conta · Fatura da renda de outubro Rascunho de lembrete: Bom dia, Sra. D. Rosa. Obrigado pelos documentos de outubro. Para fecharmos o mês faltam apenas o extrato da segunda conta e a fatura da renda. Consegue enviá-los até dia 10?
Exemplo fictício, apenas para ilustração.
O que permanece com um profissional
- A classificação contabilística e fiscal.
- Qualquer comunicação à Autoridade Tributária.
- A decisão sobre documentos ilegíveis ou duvidosos.
Ferramentas de IA identificadas: a proposta indica os sistemas utilizados, o fornecedor e o local de tratamento dos dados, bem como as medidas de sigilo.
Perguntas sobre este caso
E o sigilo profissional?
É uma preocupação central. Escolhemos fornecedores com tratamento na UE, contrato de subcontratação e sem utilização dos dados para treino. Em alguns casos, a melhor opção é uma solução instalada nos sistemas do gabinete.
Substitui o software de contabilidade?
Não. Trabalha antes dele: organiza a receção e prepara os pedidos. O lançamento continua no software habitual.