«Pode ser terça de manhã?», «E quinta ao fim da tarde?». Marcar uma reunião pode levar cinco e-mails. Este caso descreve um assistente que encurta essa troca.
Ponto de partida
As agendas estão em vários sítios e cada marcação exige ir confirmar disponibilidades. Há reuniões marcadas em duplicado e clientes que faltam por falta de lembrete.
O que faz o assistente
- Identifica pedidos de reunião, alteração ou cancelamento.
- Consulta as janelas de disponibilidade que definiu.
- Propõe dois ou três horários.
- Prepara a confirmação e um lembrete para a véspera.
Exemplo
Antes
Bom dia, gostaria de marcar uma reunião para tratar do contrato de arrendamento. Preferia de manhã, na próxima semana.
Depois
Bom dia e obrigado pelo contacto. Na próxima semana temos disponibilidade na terça-feira, às 9h30, ou na quinta-feira, às 11h00, no nosso escritório. Qual prefere? Se puder, traga o documento de identificação e a caderneta predial. Após confirmação, criar evento e lembrete para a véspera.
Exemplo fictício, apenas para ilustração.
O que permanece com um profissional
- A confirmação de cada marcação.
- Prioridades e exceções.
- Reuniões com temas urgentes.
Ferramentas de IA identificadas: a proposta indica os sistemas utilizados, o fornecedor e o local de tratamento dos dados, bem como as medidas de sigilo.
Perguntas sobre este caso
Funciona com o Outlook ou o Google Calendar?
Normalmente sim, com acesso de leitura limitado. Também se pode começar com uma lista de horários livres.
E se houver conflito de horários?
O assistente nunca marca sozinho: em caso de dúvida, pergunta a quem confirma.